Realizar una auditoría de inventario

Cuando se trata de inventario debemos ser cuidadosos, ya que cualquier tipo de inconsistencia puede ser el resultado de un robo o una mala implementación durante el conteo inicial, cada uno de los productos con los que contamos representan un paso más para nuestro punto de equilibrio y si no conocemos exactamente lo que tenemos, no podemos empezar a tener un aproximado de cuánta es nuestra utilidad.

Te encuentras en tu negocio y deseas verificar la cantidad de existencias, ya que desde hace meses no realizas un conteo de inventario y quieres ver si coincide con lo que tienes en Vendty, puedes realizar una auditoría. Esto te permitirá llegar a conocer tus productos reales y el estado en el que se encuentran.

¿Cómo hago una auditoría de mi inventario?

Auditar productos uno a uno

Esta opción rápida para auditar tu inventario, te permite escoger varios productos uno a uno y empezar a colocar el detalle del estado y cantidades existentes. Es recomendable hacerlo, si son pocos los artículos, ya que es mucho más ágil y sencillo.

1. Entra a Auditoria de Inventario (Inventario - Auditoria de Inventario)
2. Selecciona Nueva Auditoria (+) y llena la información inicial que te pide

• Nombre auditoría: Como deseas denominar esta auditoría (Auditoría 20181204 - Auditoría 001)
• Almacén: En cuál almacén realizarás la auditoría
• Ajustar auditoría: Si con las cantidades contadas se hará un ajuste de inventario
• Soporte de Arqueo: En este caso puedes ingresar un documento bien sea digital o manual (unas hojas escaneadas) con el conteo del inventario, esto con la finalidad de tener un soporte en el sistema

Puedes buscar los productos de la auditoría a través del nombre o por código de barras. En esta sección podrás llenar los siguientes datos:

• Cantidad contada: Cuántos productos hubo en el conteo que realizaste
• Observación adicional: algún comentario que desees registrar, como cambio de ubicación o estado del producto

Auditoría desde Excel

En caso de tener muchos productos que auditar. Puedes hacerlo a través de un Excel, esta es la más rápida y fácil de hacerlo, ya que se te descargará un documento con todos tus productos y debes colocar las cantidades y observaciones de cada uno. 

1. Ingresa a Auditoría de Inventario (Inventario - Auditoría de Inventario)
2. Escoge la opción Auditoría por Excel y escribe la información inicial

1. - Nombre auditoría: Como deseas denominar esta auditoría (Auditoría 20181204 - Auditoría 001)- Descripción: Puedes añadir detalles de la auditoría para poder revisarlos más adelante- Almacén: En cuál almacén realizarás la auditoría- Ajustar auditoría: Si con las cantidades contadas se hará un ajuste de inventario
2. Luego, descarga el documento, llena los campos que allí se piden y guárdalo en tu computador, luego búscalo y cárgalo a Vendty

En este documento solo puedes llenar los siguientes campos:

• Cantidad en el sistema: Se refiere a cuántos productos fueron encontrados en la plataforma actualmente 
• Cantidad contada: Cuántos productos hubo en el conteo que realizaste
• Observación adicional: algún comentario que desees registrar, como cambio de ubicación o estado del producto

Recomendaciones

Si deseas que alguno de tus empleados realice este proceso, debes colocar en los permisos del rol de su usuario la funcionalidad: Auditoría de inventario.

Advertencia

En la sección Importar Auditoría en Excel, evita cambiar el código, nombre o cantidades en el sistema del producto ya que esto te dará inconvenientes en el proceso.

Luego de haber realizado la auditoría, podrás conocer a fondo todo tu inventario y el estado de cada uno de tus productos. De esta forma, será mucho más fácil realizar estrategias en caso de productos pronto a vencerse, en mal estado o tomar medidas en caso de una inconsistencia de tu inventario real con el de Vendty.